1 MAÎTRISER UN OUTIL LOGICIEL SIMPLE DE GESTION DE PROJET - Déclic Design Guide pour les PME PMI
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<p>MANAGER UN PROJET DE DESIGN</p>
MAÎTRISER UN OUTIL LOGICIEL SIMPLE DE GESTION DE PROJET

Réalisation et suivi du projet

L’art du chef de projet est de savoir accompagner la réalisation en facilitant les décisions et la mise en oeuvre de mesures correctives pour atteindre les objectifs en temps voulu malgré les imprévus.

Pour cela, il met en place un planning, un budget ou une gestion des ressources (humaines et financières), et il se dote d’un système de contrôle (reporting des actions).

Cette organisation lui permet de s’assurer de l’avancement du projet sur la base de rapports fiables et de réorienter les actions réalisées vers les objectifs planifiés.

Des outils existent, sous forme de logiciels comme Microsoft Project ®. Ils ne sont véritablement utiles que pour des projets complexes et mobilisation de multiples collaborations.

Des outils adaptés à la PME

On peut utiliser des supports plus simples à maîtriser comme le diagramme de GANTT, réalisé sur un Tableur comme Microsoft Excel ®.

Cet outil permet de gérer :

• le plan d’action général,
• le planning des tâches actions :

- pré-requis

- état d’avancement des actions : date de début, de fin, état d’avancement

- calendrier des jalonnements

- enchaînement des actions
• une fiche action par page,
• une fiche de suivi d’action,
• une fiche des ordres du jour des différentes réunions de jalonnement, de travail…
• une fiche des compte-rendus des réunions de suivi et autres groupes de travail.

L’utilisation de liens hypertextes permet de rattacher tous les documents à la fiche d’action mère.
Ce tableur permet d’assurer le suivi du projet en termes de prévision et d’adaptation :

• projection : conséquences futures de l’état actuel,
• décision : respect des engagements,
• re-planification : mise à jour,
• information : communication aux partenaires internes et externes,
• mise en oeuvre : actions en cours ou prévues

Ce suivi assure la traçabilité du projet jusqu’à la phase de clôture :

- résultats atteints : produit, coûts, délais
- niveaux de satisfaction en interne et en externe (partenaires, clients, etc.)
- actions correctrices à envisager

Il permet de capitaliser l’expérience et de rendre plus efficace la gestion des futurs projets.